Welche Informationen später aus den Auswertungen der Kostenrechnung gewonnen werden können hängt direkt davon ab, welche Angaben bei der Erfassung der Kostenbuchungen gemacht werden. Wenn z. B. keine Kostenträger gebucht werden, so sind später natürlich auch keine Auswertungen über Kostenträger möglich.
Die Daten, die in der Buchungsmaske erfasst werden sollen, im zentralen Einstellungs-Dialog (dort unter "Kore" und den untergeordneten Seiten) festgelegt. Eine genaue Beschreibung der Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt Globale Einstellungen festlegen.
Die Kostenrechnung bietet als besonderes Leistungsmerkmal in der Buchungsmaske bis zu fünf optionale, frei definierbare Erfassungsfelder (Buchungsparameter) an. Diese können zusätzlich zu den Eingabefeldern für Kostenart und Kostenstelle eingeblendet werden.
Hinweis: Wenn Sie Kostenrechnungsdaten aus anderen Anwendungen in die Kostenrechnung übernehmen möchten, so müssen Sie darauf achten, dass Art und Anzahl der Buchungsparameter mit den Möglichkeiten der anderen Anwendungen abgestimmt sind.
Diese fünf Erfassungsfelder werden im Folgenden als Kostenträger bezeichnet, wobei die Erfassung nicht allein auf Kostenträger im klassischen Sinn beschränkt ist. Beispiele:
•Erfassung von Kostenträger ("Produkt")
•Erfassung von Kostenträger ("Produkt"), Vertreternummer, Gebietsnummer
•Erfassung einer zweiten Kostenstelle aus einem zweiten Kostenstellenkreis und des Kostenträgers ("Produkt")
•Erfassung von Kostenträger ("Produkt"), Artikelgruppe, Kundennummer
Aus diesen Beispielen wird sichtbar, dass in den "Kostenträgern" sehr viel mehr an Information erfasst werden kann, als auf den ersten Blick ersichtlich ist.
Als weiteres besonderes Leistungsmerkmal kann die Kostenrechnung bei der Überprüfung der Eingabe in den Kostenträgerfeldern auf fremde Datenbanktabellen zugreifen, wo Zusatzinformationen wie z. B. Artikelgruppen, Vertreternummern o.ä. gespeichert sind. Diese Datenbanktabellen können unabhängig vom Datenbankmodell der Kostenrechnung sein, sie müssen nur innerhalb der von der Kostenrechnung verwendeten Datenbank liegen.
Fremde Datenbanktabellen können entweder von einem anderen Programm verwaltet werden (z. B. Warenwirtschaftssystem) oder vom Benutzer selbst über Datenbankwerkzeuge angelegt werden.
Insgesamt stehen Ihnen in der Kostenbuchungsmaske die im Folgenden aufgeführten Eingabefelder zur Verfügung. Alle mit "Standard" gekennzeichneten Felder sind immer Bestandteil der Buchungsmaske, die anderen werden entsprechend den im zentralen Einstellungs-Dialog, dort unter "Kore > Buchungen erfassen", getroffenen Einstellungen ein- oder ausgeblendet.
•Belegdatum (Standard)
•Periode (Standard, sofern der Mandant als periodenbestimmt eingerichtet wurde)
•Belegnummer
•Kostenart (Standard)
•Gesamtbetrag der Buchung (Standard)
•Gesamtmenge mit Bezugseinheit (z. B. Stück, Meter etc.)
•Menge der Teilbuchung
•Betrag der Teilbuchung (Standard)
•Kostenstelle (Standard)
•Kennung für fixe/variable Kosten
•bis zu maximal 5 Eingabefelder für "Kostenträger". Bei der Definition der Felder kann zusätzlich angegeben werden, ob eine Eingabe Pflicht ist oder nicht.
•Buchungstext