Eine Budgetverwaltung kann auf zwei Ebenen definiert werden:
•Auf Ebene der einzelnen Kostenstellen bzw. Kostenträger
•Auf Ebene von Kostenstellen- bzw. Kostenträgerbereichen
Beide Möglichkeiten können auch miteinander kombiniert werden.
Die Verwaltung für die erste Variante erfolgt in der jeweiligen Stammkarte der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers. Budgets auf Kostenstellen- bzw. Kostenträgerebene können auch aus den Planwerten übernommen werden.
Falls eine Budgetierung auf Basis von Kostenbereichen vorgenommen werden soll, sind folgende Schritte durchzuführen:
•Zunächst muss die Budgetüberwachung für Kostenstellen und/oder Kostenträger im zentralen Einstellungs-Dialog, dort unter "Kore > Allgemein", aktiviert werden. Ist die Option "mit Budgetüberwachung bei Kostenstellen" resp. "mit Budgetüberwachung bei Kostenträgern" nicht gesetzt, dann kann in den Kostenstellen/-trägerbereichen kein Budget hinterlegt werden.
•Als nächstes sind für den Standard-Bereichsaufbau der Kostenstellen bzw. Kostenträger die gewünschten Kostenstellen/-trägerbereiche anzulegen. Dies erfolgt unter "Stammdaten > Verwalten > Kostenstellenbereiche | Kostenträgerbereiche". Öffnen Sie dazu den Standard-Bereichsaufbau mit der F2-Taste zur Bearbeitung.
•Für die so angelegten Bereiche ist in der Tabellenspalte "Budget" auch das jeweilige Budget zu hinterlegen.
•Abschließend ist jetzt die hierarchische Gliederung der Bereiche sowie die Kostenstellen/-trägerzuordnung zu den einzelnen Teilbereichen vorzunehmen. Dies erfolgt unter "Stammdaten > Verwalten > Kostenstellenaufbauten | Kostenträgeraufbauten".
Bei der Budgetprüfung während der Buchungserfassung wird zunächst geprüft, ob die Kostenstelle/-träger ein Budget hinterlegt hat und ob dieses durch die Buchung überschritten werden würde.
Ist das Budget der Kostenstelle/-träger noch nicht überschritten bzw. kein Budget hinterlegt, wird das Bereichsbudget geprüft. Dabei wird der Saldo aller dem Bereich zugeordneten Kostenstellen/-träger plus Buchungsbetrag mit dem Bereichsbudget verglichen. Ist das Bereichsbudget mit der Buchung noch nicht erreicht, kann die Buchung durchgeführt werden.
Bei der Saldenermittlung für den Bereich werden auch solche Kostenstellen/-träger berücksichtigt, die sich in einem Bereich unterhalb des aktuellen Bereichs befinden. Beim Budgetvergleich findet eine Prüfung jedoch nur auf das Budget des Bereichs statt, in dem sich die bebuchte Kostenstelle/-träger befindet. Falls weitere Budgets in höheren Bereichsebenen definiert wurden, so werden diese nicht weiter geprüft.